آسان‌سازی و در دسترس قرار دادن خدمات یکی از اهداف صندوق‌های بازنشستگی صنعت نفت است که در این زمینه راهکارهای مبتکرانه‌ای نیز اندیشیده شده است. یکی از راه‌های آسان‌سازی و هرچه بیشتر در دسترس قرار دادن خدمات به بازنشستگان راه‌اندازی سامانه سماست که تاکنون تعداد زیادی از افراد با مراجعه به آن از خدمات این سامانهبهره‌مند شده‌اند. اما از آنجا که هر طرحی در ابتدای راه‌اندازی با ابهاماتی روبه‌روست که کاربران را با دشواری‌هایی مواجه می‌سازد، بر آن شدیم تا در گفت و گو با رضا فیروز رئیس پشتیبانی نرم‌افزار صندوق‌های بازنشستگی صنعت نفت، به طور مبسوط کاربران را با همه اطلاعاتی که برای ورود به سامانه سما و انجام فعالیت‌های ۱۸ گانه‌ای که با ورود به این سامانه آنها را از تحمل رنج راه معاف می‌دارد، آشنا سازیم.

اهداف سما

به گفته فیروز، وظیفه واحد پشتیبانی نرم‌افزار در وهله نخست، کاهش هزینه‌های ناشی از مراجعه حضوری بازنشستگان در دفاتر و ستاد صندوق‌ها برای دریافت خدمات، آسان‌سازی و افزایش سرعت ارائه خدمات است.

پیش از راه‌اندازی سامانه سما، با بررسی عمده‌ترین نیازهای بازنشستگان، به ۱۸ نیاز اولیه دست یافتیم که بیشترین آمار حضور روزانه را در دفاتر نمایندگی به خود اختصاص می‌داد. این موارد عبارت بود از: درخواسـت‌های وام اضطـراری بازنشسـتگان، تغییـر حسـاب بانکـی، گواهـی کسـر از حقـوق، گواهـی حقوق، صـدورکارت شناسـایی، دریافـت کمک هـای بلاعـوض، پـاداش علمـی تحصیلـی، شـرکت در اردوی ایثارگـران، اسـتفاده از زائرسـرا، اسـتفاده از مجموعـه محمودآبـاد، ابطـال درخواست استفاده از محمودآباد، درخواسـت پـاداش ورزشـی، دریافت کـد مـددکاری، عضویت در باشـگاه و انصـراف از عضویت در باشـگاه.

بر این اساس تلاش کردیم با ایجاد امکان ثبت و صدور درخواست‌ها از طریق سامانه سما، از بار مراجعات دفاتر بکاهیم. در حال حاضر این درخواست‌ها بدون نیاز به مراجعه و از طریق سامانه سما قابل ثبت و پیگیری است.

نحوه استفاده از خدمات

رئیس پشتیبانی نرم‌افزار صندوق‌های بازنشستگی صنعت نفت‌ درباره چگونگی ورود به سامانه سما و ثبت درخواست گفت: بازنشستگان و بازمانـدگان صنعـت نفت در سراسر کشور برای ثبت درخواست خود می‌توانند  بـا مراجعه به نشـانی اینترنتـی  Sama.Oipf.ir  از خدمـات دفاتـر پیشـخوان صندوق‌هـا بهره‌مند شوند. پس از ورود به سامانه، بازنشستگان بـا وارد کـردن شـماره پرسـنلی و بازماندگان با وارد کردن شـماره ملی بـه عنـوان «نـام کاربـری» و رمـز عبـور اولیـه که بـرای همه، به طور پیش‌فرض رقم ۱۲۳۴۵۶ ثبت شده، می‌توانند درخواسـت خود را در سـامانه ثبت کنند. با ورود به صفحه، درخواست‌ها نمایش داده می‌شود و کاربران می‌توانند با انتخاب درخواست مورد نظر و انجام مراحلی که نیازمند ثبت درخواست است مثل ارسال صفحه اول شناسنامه یا ریزنمرات (برای دانشجویان) درخواست خود را در سامانه ثبت کرده و از طریق سـامانه منتظر دریافت پاسـخ باشند. زمان انتظار برای دریافت پاسخ با توجه به نوع درخواست متغیر بوده و از چند ساعت تا چند روز را شامل می‌شود. مدارک ارسالی ناقص بار دیگر بازگردانده می‌شود تا با تکمیل مدارک، درخواست ثبت شده و در فهرست انتظار برای پاسخگویی قرار گیرد. با رفع نواقص، تایید مدارک از طریق ارسال پیامک به بازنشسته اعلام می‌شود. درخواست‌های پذیرفته شده در مرحله ثبت درخواست باقی می‌ماند تا از سوی مسئولان پاسخ داده شود. لازم به ذکر است کاربران پاسخ‌های خود را از طریق سامانه دریافت خواهند کرد و نیازی به برقراری تماس تلفنی یا مراجعه حضوری نخواهد بود چراکه در این صورت برقراری سامانه سما کاری بیهوده خواهد بود.

پیش از این، نحوه ورود به سامانه و ارائه درخواست در بروشوری به زبان ساده شرح داده شد. باید بگویم نحوه ثبت درخواست‌ها یکسان است فقط ممکن است بسته به نوع درخواست گام‌های بیشتری تا ثبت نهایی برداشته شود. بیشتر بازنشستگان با رایانه و نحوه استفاده از آن و ورود به سامانههای مختلف آشنا هستند اما در برخی موارد سوالاتی در مورد چگونگی تغییر رمز، ورود به سامانه از طریق تلفن همراه و... برای بازنشستگان ایجاد شده بود که در تماس با واحد پشتیبانی رفع ابهام شد.

لازم به ذکر است برای حفظ امنیت، کاربـران ملزم شده‌اند در نخسـتین ورود خـود به سـامانه، رمـز عبـور پیش‌فرض را تغییـر دهنـد.

مزایای طرح سما

به گفته فیروز، با گذشت یک هفته از راه‌اندازی سامانه، بیش از هزار درخواست در سامانه ثبت شده که نشان‌دهنده استقبال کاربران از اجرای طرح بوده است. با ارائه درخواست‌ به صورت غیرحضوری، راه بر موازی‌کاری‌های زمان‌بر بسته خواهد شد و زمان بیشتری برای رسیدگی به امور بازنشستگان در دست خواهیم داشت.

چراکه مراجعه حضوری زمان بیشتری را برای گفت‌وگوهای غیرضروری خواهد گرفت. از این رو توصیه می‌شود با انجام امور به شکل غیرحضوری، هم زحمت رفت‌وآمد را از خود دفع کنند و هم به کارکنان اجازه دهند با تمرکز بیشتر و صرف زمان کافی به درخواست‌های غیرحضوری به دقت پاسخ دهند.

به عنوان مثال اگر کاری نظیر صدور گواهی حقوق  به نیم ساعت زمان نیاز داشته باشد و ۱۰ نفر در صف انتظار باشند، به زمانی حدود ۵ ساعت نیازمندیم اما اگر ۱۰ درخواست به طور غیر حضوری ارائه شده باشد برای پاسخ گفتن به همه درخواست‌ها زمان بسیار کمتری صرف می‌شود و در زمان همه صرفه‌جویی خواهد شد.

البته این سخن به معنای عدم ارائه خدمات به صورت حضوری نیست چراکه به لزوم برقراری ارتباط و دیدار چهره‌به چهره اعتقاد داریم.

رئیس پشتیبانی نرم‌افزار صندوق‌ها در ادامه گفت: در ابتدای راه‌اندازی طرح سما زیرساخت‌های وسیعی برای اجرای این طرح اندیشیده شد. به این شکل که امکان حضور ظرفیتی حدود ۱۰ برابر میزان کنونی بازنشستگان در سامانه به طور همزمان فراهم است. یعنی اگر ۱۰ برابر تعداد کنونی بازنشستگان به طور همزمان از خدمات این سامانه بهره‌برداری کنند، سیستم با هیچ کندی و خطایی مواجه نمی‌شود. بنابراین بازنشستگان می‌توانند در هر ساعت از شبانه‌روز و در هر نقطه از گیتی با مراجعه به سامانه سما از خدمات این سامانه بهره‌مند شوند.

درصد خطا در ارائه درخواست‌های غیرحضوری صفر است. به بازنشستگان اطمینان می‌دهیم که هیچ درخواستی از دست نرفته و یا نادیده گرفته نمی‌شود. همه درخواست‌ها به همان شکل ارسال شده و بدون هیچ‌گونه تغییر و دخل و تصرف به دست کارکنان رسیده و پاسخ داده خواهد شد. ضمن این که این سیستم امنیت بالایی داشته و امکان ورود دیگر افراد و دسترسی به اطلاعات فرد بازنشسته به جز خودش، برای دیگران مهیا نیست. از این رو کاربران باید در حفظ رمز خود کوشا باشند و آن را در اختیار دیگر افراد قرار ندهند.

وی در مورد بازنشستگانی که آشنایی چندانی با رایانه ندارند گفت: این افراد می‌توانند از افراد مطمئن و آشنا به شبکه‌های اینترنتی کمک بگیرند اما همکاران ما در واحد پشتیبانی آماده ارائه هرگونه خدمت هستند و کاربران می‌توانند از طریق تماس با شماره ۶۱۶۳۳۳۹۳-۰۲۱ مشکلات خود را با همکاران این واحد مطرح کنند.

خدمت جدید سما

فیروز از برقراری امکانی دیگر از طریق سامانه سما خبر داد و گفت: به تازگی امکان درخواست معرفی‌نامه مراکز درمانی به شکل غیرحضوری فراهم شده است. این طرح در حال حاضر به صورت نمونه یعنی آزمایشی فقط برای دریافت معرفی‌نامه از یک مرکز چشم‌پزشکی راه‌اندازی شده است و بنا داریم آن را به دیگر مراکز خدمات درمانی تسری دهیم. در این مرحله (آزمایشی) بازنشستگان برای دریافت معرفی‌نامه (فقط برای کلینیک چشم‌پزشکی نور) لازم نیست به دفاتر مراجعه کنند. آنها می‌توانند به پذیرش کلینیک نور مراجعه و معرفی‌نامه خود را دریافت کنند. در این زمینه و درآینده اطلاعات تمکیلی منتشر خواهد شد. 

سما، خدمتی فراگیر

رئیس پشتیبانی نرم‌افزار صندوق‌ها گفت: با نهادینه شدن فرهنگ استفاده از خدمات اینترنتی، ضمن صرفه‌جویی در وقت و زمان خود و کاستن از بار مراجعات، زمینه دستیابی به خدمات آسان و سریع فراهم خواهد شد. همچنان که امروز بسیاری از امور بانکی از طریق تلفن همراه و به سادگی انجام می‌پذیرد. وی ابراز امیدواری کرد با گسترش این فرهنگ در میان بازنشستگان آگاه و اندیشمند نفت، در مدت کوتاهی ۸۰ درصد درخواست‌ها از طریق سامانه سما ثبت و پیگیری شود. وی از فراهم شدن زمینه امکان ثبت و پیگیری تمامی درخواست‌ها بر روی سامانه خبر داد و گفت: تلاش می‌کنیم تا پایان سال آینده امکان ثبت تمامی درخواست‌ها از طریق سامانه سما فراهم شود.